Informacja publiczna prosta czy przetworzona: zakres i nakład pracy

Zasoby, możliwości systemu i rzeczywisty zakres pracy przy ocenie żądania.

Opracowanie redakcyjne kancelarii · Weryfikacja merytoryczna: adw. Łukasz Kasza.
Sprawdzenie wskazanych źródeł: 12 października 2026 r.

Informacja przetworzona podlega art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Prawo do jej uzyskania jest związane ze szczególną istotnością dla interesu publicznego. Nie należy jednak kwalifikować tak każdego wniosku tylko dlatego, że spółka musi zebrać dokumenty, wykonać kopie lub przygotować zestawienie. Źródło: ustawa o dostępie do informacji publicznej, art. 3 ust. 1 pkt 1.

Brak gotowej tabeli nie rozstrzyga sam sprawy

Ocena wymaga poznania żądania, posiadanych zasobów oraz czynności niezbędnych do odpowiedzi. W orzecznictwie znaczenie mają zarówno powstanie nowej jakościowo informacji, jak i szczególne okoliczności przygotowania rozległego zbioru danych prostych. Nie ma jednego progu liczby stron lub godzin, który zastępuje tę analizę.

Co spółka posiada w chwili złożenia wniosku?

Zacznij od sprawdzenia rejestrów i systemów. Jeżeli informacje można odczytać lub wygenerować zwykłym raportem, sam fakt braku wcześniej wydrukowanej tabeli nie oznacza potrzeby stworzenia nowej analizy. Ustal rzeczywiste możliwości wyszukiwania, dostępne pola, zakres danych i okres objęty żądaniem.

Inna sytuacja powstaje, gdy trzeba interpretować wiele dokumentów źródłowych, ustalać brakujące zależności, dokonywać szczególnych obliczeń lub przygotować analizę według nowych kryteriów. Opisz te czynności konkretnie. Zdanie „spółka nie posiada takiego zestawienia” nie pozwala ocenić, czy dane są dostępne i jaką pracę trzeba wykonać.

Anonimizacja a przetworzenie

Samo usunięcie danych chronionych nie powinno automatycznie przesądzać o informacji przetworzonej. Trzeba odróżnić przygotowanie dokumentu do udostępnienia od tworzenia nowej informacji oraz od szczególnego nakładu pracy przy szerokim zbiorze. Nie przyjmuj też przeciwnego uproszczenia, że każde żądanie kopii zawsze dotyczy informacji prostej.

W wyroku z 9 sierpnia 2011 r., I OSK 977/11, NSA rozróżnił samą anonimizację od przygotowania zbioru wymagającego analizy zasobów i nakładów wpływających na wykonywanie zadań. Znaczenie miały okoliczności konkretnej sprawy. Zobacz wyrok NSA z 9 sierpnia 2011 r., I OSK 977/11.

Jak udokumentować rzeczywisty nakład?

Ustal liczbę i rodzaj dokumentów, miejsce przechowywania, kryteria wyboru oraz możliwości systemów. Opisz, kto i jakie czynności musi wykonać. Oddziel odszukanie plików, ocenę treści, obliczenia, kopiowanie i ochronę danych. Szacunek czasu powinien wynikać z tych działań, a nie z ogólnego stwierdzenia, że dział księgowości jest zajęty.

Ważne jest także uzasadnienie wpływu na funkcjonowanie podmiotu. Nie należy zwiększać szacunku przez uwzględnianie zbędnych czynności ani wszystkich dokumentów archiwum, jeśli wniosek może być obsłużony przy użyciu dostępnego filtra. Ustalenia powinny dać się odnieść do rzeczywistych zasobów.

Co pokazuje nowsze orzeczenie?

WSA w Łodzi w wyroku z 5 lutego 2026 r., II SA/Łd 816/25, omawiał rozbieżne podejścia do sumy informacji prostych i oceniał konkretną kwerendę dokumentów sądowych. Uwzględnił zakres przeglądu oraz brak odpowiednich możliwości wyszukiwania w systemie. Orzeczenie nie ustanawia ogólnego progu dokumentów dla spółek komunalnych.

Jego praktyczne znaczenie polega na potrzebie opisania rzeczywistych czynności i warunków ich wykonania. Nie należy przenosić oceny jednego zasobu sądowego na każdą tabelę z księgowości. Zobacz wyrok WSA w Łodzi z 5 lutego 2026 r., II SA/Łd 816/25.

Szczególna istotność dla interesu publicznego

Dopiero uzasadniona kwalifikacja jako informacji przetworzonej prowadzi do oceny przesłanki szczególnej istotności dla interesu publicznego. Rozważ argumenty wnioskodawcy i okoliczności możliwe do ustalenia na podstawie materiałów. Brak odpowiedzi na wezwanie nie zastępuje uzasadnienia ewentualnej odmowy. Źródło: NSA, I OSK 977/11 — kwalifikacja i uzasadnienie odmowy.

Nie stosuj tego testu do informacji prostej jako sposobu wymagania, aby każdy pytający wyjaśniał swój interes. Art. 2 ust. 2 zabrania żądania wykazania interesu prawnego lub faktycznego od osoby wykonującej prawo do informacji. Przesłanka z art. 3 dotyczy szczególnej kategorii informacji. Źródło: ustawa o dostępie do informacji publicznej, art. 2 ust. 2 i 3 ust. 1 pkt 1.

Przykład hipotetyczny: raport z systemu albo nowa analiza

Jeden wniosek dotyczy listy umów z danego roku, którą system może wygenerować według istniejących pól. Drugi wymaga porównania faktycznych kosztów, opóźnień i skutków ekonomicznych wielu przedsięwzięć na podstawie dokumentacji rozproszonej w kilku działach.

Nie można zrównać tych żądań wyłącznie dlatego, że żadne gotowe zestawienie nie było wcześniej wydrukowane. Trzeba sprawdzić zasoby i realne czynności. Przykład jest hipotetyczny, a kwalifikacja wymaga analizy konkretnego zakresu.

Karta oceny żądania

Jakie informacje istnieją i gdzie się znajdują?
Co można wygenerować zwykłą funkcją systemu?
Jakie nowe analizy lub obliczenia są rzeczywiście potrzebne?
Jaki zakres źródeł trzeba przejrzeć i dlaczego?
Jak uzasadniono nakład oraz wpływ na wykonywanie zadań?
Czy rozdzielono części wniosku wymagające odrębnej oceny?
Jak oceniono przesłankę interesu publicznego?

O kwalifikacji nie powinien decydować wygodny wzór pisma. Powinna wynikać z udokumentowanych faktów i uwzględniać aktualne orzecznictwo właściwe dla konkretnej sytuacji.

Podstawa: ustawa o dostępie do informacji publicznej — z aktualizacjami (art. 2–3) i powiązane wyżej orzeczenia. Poradnik ma charakter ogólny. Ocena wniosku zależy od statusu spółki, informacji i dokumentów.

Powiązane poradniki

Pomoc dla spółki komunalnej

Potrzebujesz oceny wniosku lub projektu odpowiedzi? Zobacz obsługę informacji publicznej w spółce komunalnej lub opisz sprawę w formularzu. Wskaż datę wpływu, zakres żądania i najbliższy termin. Materiały zawierające dane chronione przekazujemy w uzgodniony sposób po pierwszym kontakcie.