Zwolnienia grupowe i indywidualne: jak zaplanować proces z przyczyn niedotyczących pracowników?

Opracowanie redakcyjne kancelarii · Sprawdzenie wskazanych źródeł: 15 października 2026 r.

Zacznij od kwalifikacji całego planu, nie pojedynczego wypowiedzenia

Reorganizacja może obejmować likwidację stanowisk, porozumienia o odejściu oraz propozycje innych warunków. Przed przygotowaniem pism trzeba ocenić łącznie skalę i przyczyny planu, stan zatrudnienia oraz rozkład zdarzeń w czasie. To pozwala ustalić, czy stosuje się procedurę zwolnień grupowych, tryb indywidualny z ustawy z 13 marca 2003 r., czy ogólne zasady Kodeksu pracy.

Materiał jest przeznaczony dla pracodawcy i HR. Opisuje ustawowe minimum procesu, z uwzględnieniem ochrony indywidualnej i dokumentów. Nie obejmuje szczegółowo zwolnień transgranicznych, załóg statków, szczególnych pragmatyk zatrudnienia ani wszystkich obowiązków wynikających z innych ustaw przy dużej redukcji. Taki projekt może wymagać dodatkowej analizy.

Kiedy ustawa znajduje zastosowanie?

Ustawa dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, gdy zachodzi konieczność rozwiązania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Stan zatrudnienia analizuje się u właściwego pracodawcy, a nie automatycznie w całej grupie kapitałowej albo tylko w zamykanym dziale. Nie zastępuj liczby pracowników liczbą pełnych etatów lub liczbą wszystkich osób współpracujących na dowolnej podstawie.

Powodem może być rzeczywista zmiana organizacyjna, ekonomiczna lub technologiczna. Nazwa projektu nie wystarczy: potrzebne są jego przyczyna, zakres, alternatywy i wpływ na zatrudnienie. Ustawa nie obejmuje pracowników zatrudnionych na podstawie mianowania. Przy innych szczególnych podstawach lub statusach sprawdź właściwe przepisy, zamiast korzystać z jednego zestawu dokumentów dla wszystkich.

Progi grupowego zwolnienia i okres 30 dni

Art. 1 ustawy określa progi w okresie nieprzekraczającym 30 dni. Nie chodzi o dowolnie wybrany miesiąc kalendarzowy. Harmonogram powinien umożliwiać ocenę całego planu oraz właściwych zdarzeń w takim okresie, również na przełomie miesięcy.

Do ustawowego liczenia włącza się także rozwiązania na mocy porozumienia stron z inicjatywy pracodawcy w ramach grupowego zwolnienia, jeżeli dotyczą co najmniej pięciu pracowników. Sam nagłówek „porozumienie” nie wyłącza zdarzenia z analizy. Ustal, kto wystąpił z inicjatywą, jakie były przyczyny oraz powiązanie z planem reorganizacji.

Nie zakładaj również, że plan obejmujący wyłącznie wypowiedzenia zmieniające zawsze pozostaje poza oceną zwolnień. Przy zmianach mogących prowadzić do zakończenia zatrudnienia potrzebna jest analiza ich rzeczywistego charakteru i skali przed wdrożeniem. Nie należy czekać z całym sprawdzeniem do dnia otrzymania ostatniej odmowy nowych warunków.

Poniżej progu grupowego nadal mogą obowiązywać szczególne zasady

Art. 10 dotyczy wskazanych zwolnień indywidualnych u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników. Przyczyny niedotyczące pracownika muszą stanowić wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie lub rozwiązanie na mocy porozumienia. W takim przypadku stosuje się odpowiednio określone przepisy o ochronie i odprawie, choć nie przeprowadza się z tego powodu całej procedury grupowej.

Nie twórz pozornej przyczyny pracowniczej tylko po to, aby zmienić kwalifikację projektu. Z drugiej strony rzeczywiste współistnienie odrębnych przyczyn wymaga analizy, a nie automatycznego przypisania każdego odejścia do reorganizacji. Dla każdej osoby przygotuj krótkie, zgodne z faktami uzasadnienie kwalifikacji.

Faza przygotowania: materiał do realnych konsultacji

Zgromadź strukturę przed i po zmianie, liczbę zatrudnionych według grup zawodowych, przewidywane redukcje, terminy, proponowane kryteria doboru i kolejność działań. Rozważ możliwości uniknięcia lub ograniczenia zwolnień, przesunięcia, szkolenia oraz inne realne rozwiązania. Konsultacje dotyczą także złagodzenia skutków, więc nie powinny być jedynie prezentacją gotowych, nieodwracalnych decyzji personalnych.

Kryteria doboru muszą odpowiadać rzeczywistym potrzebom i pozwalać na porównanie właściwych osób. Zachowaj dokumentację zastosowania tych kryteriów. Sama likwidacja jednej nazwy stanowiska nie wyjaśnia automatycznie, dlaczego wybrano konkretną osobę z grupy wykonującej podobne zadania. Rozwiń ten etap na podstawie poradnika o likwidacji stanowiska i dokumentach pracodawcy.

Konsultacje: związki albo przedstawiciele pracowników

Przy zamiarze zwolnienia grupowego pracodawca konsultuje go z działającymi zakładowymi organizacjami związkowymi. Art. 2 wymaga pisemnych informacji obejmujących między innymi przyczyny, grupy zawodowe, zakres i okres redukcji, kryteria doboru, kolejność oraz propozycje rozstrzygnięcia spraw pracowniczych. Przy świadczeniach pieniężnych przedstawia się sposób ustalania ich wysokości.

Informacje trzeba przekazać w czasie umożliwiającym zgłoszenie propozycji. W toku konsultacji mogą być potrzebne dalsze informacje wpływające na ich przebieg i porozumienie. Jeśli związki nie działają, uprawnienia konsultacyjne w ustawowym zakresie przysługują przedstawicielom pracowników wyłonionym w przyjętym u pracodawcy trybie. Nie można po prostu uznać, że brak związku oznacza brak konsultacji.

Porozumienie lub regulamin i obowiązki wobec urzędu pracy

Art. 3 przewiduje zawarcie porozumienia w terminie nie dłuższym niż 20 dni od zawiadomienia organizacji związkowych. Gdy nie jest możliwe uzgodnienie ze wszystkimi, ustawa wskazuje warunki porozumienia z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Nie zastępuj tej reguły dowolnym wyborem rozmówcy.

Jeżeli porozumienia nie da się zawrzeć w ustawowym trybie, pracodawca ustala regulamin, uwzględniając w miarę możliwości propozycje zgłoszone przez związki. Przy braku organizacji związkowych regulamin powstaje po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Porozumienie lub regulamin powinny opisywać zasady postępowania i obowiązki związane z projektem, a nie tylko powtarzać planowaną liczbę odejść.

Właściwy powiatowy urząd pracy otrzymuje informacje na etapie zamiaru, a następnie po porozumieniu lub ustaleniu regulaminu — zawiadomienie o przyjętych ustaleniach. Pierwszy pakiet ma ustawowe wyłączenie informacji o sposobie ustalania świadczeń pieniężnych. Kopia późniejszego zawiadomienia trafia do strony pracowniczej. Zapisz nadawcę, adresata, podstawę i dowód przekazania każdego z tych odrębnych dokumentów.

Harmonogram: trzy różne odcinki czasu

1. Okres liczenia skali: do 30 dni z art. 1, służący kwalifikacji grupowego zwolnienia.
2. Termin porozumienia: nie dłuższy niż 20 dni od zawiadomienia z art. 2 ust. 3.
3. Najwcześniejsze rozwiązanie: co do zasady nie wcześniej niż po 30 dniach od późniejszego zawiadomienia urzędu pracy z art. 4 ust. 1, z ustawowymi odrębnościami.

Art. 6 odróżnia możliwość wypowiedzenia od daty rozwiązania stosunku pracy. Wypowiedzenie w procedurze grupowej może nastąpić nie wcześniej niż po wymaganym zawiadomieniu z art. 4, a gdy nie jest ono wymagane — po odpowiednim porozumieniu lub spełnieniu obowiązku regulaminowego. Oprócz tego trzeba uwzględnić indywidualne okresy wypowiedzenia. Upływ 30 dni nie skraca automatycznie trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

Gdy stosuje się ustawowy wyjątek od zawiadomienia albo szczególne zasady związane z zakończeniem działalności wskutek prawomocnego orzeczenia sądowego, harmonogram trzeba oprzeć na właściwej regulacji. Nie przenoś takiego wyjątku na zwykłe zamknięcie oddziału firmy.

Porozumienie ze związkiem: także ewidencja

Aktualny art. 3 ust. 6 przewiduje obowiązek ewidencyjny dotyczący informacji o porozumieniu. Jest on odrębny od zawiadomień do urzędu pracy. W okresie przejściowym przed uruchomieniem KEUZP zgłoszenie nowych porozumień realizuje się elektronicznie do ministra właściwego do spraw pracy, z wymaganym podpisem i odwzorowaniem dokumentu.

Sprawdź aktualny sposób zgłoszenia i zachowaj potwierdzenie. Ministerstwo opisuje go w informacji o okresie przejściowym. Nie należy traktować zgłoszenia do PUP jako zastępującego tę czynność. Skutki zgłoszenia i moment wejścia w życie porozumienia trzeba uwzględnić w projekcie dokumentu.

Ochrona i odprawy: osobna kontrola dla każdej osoby

Procedura grupowa nie znosi wszystkich tytułów ochrony. Art. 5 zawiera szczególne zasady, w tym grupy, wobec których możliwe jest jedynie wypowiedzenie warunków, oraz regulację dodatku wyrównawczego. Przy zwolnieniu indywidualnym art. 10 ma własne odesłania i warunki. Przed doręczeniem sprawdź każdą osobę w odpowiednim trybie. Zobacz także zmianę warunków pracownika w ochronie przedemerytalnej.

Art. 8 przewiduje odprawę zależną od stażu u danego pracodawcy: jednomiesięczne wynagrodzenie przy stażu krótszym niż dwa lata, dwumiesięczne od dwóch do ośmiu lat i trzymiesięczne powyżej ośmiu lat. Ustawa wskazuje zasady zaliczania okresów zatrudnienia, sposób obliczenia i limit 15-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Nie wpisuj w dokumenty limitu w złotych z poprzedniego roku.

Osobno uwzględnij inne należności, uprawnienia z porozumień i układów, ewentualne dodatki oraz rozliczenie urlopu. Odmowa nowych warunków nie rozstrzyga automatycznie w każdej sprawie prawa do odprawy; trzeba ocenić przyczyny zakończenia zatrudnienia i właściwą podstawę.

Hipotetyczny przykład: wypowiedzenia i porozumienia w jednej firmie

Pracodawca zatrudnia 80 pracowników i w ramach jednego planu w okresie 30 dni zamierza dokonać siedmiu wypowiedzeń oraz pięciu porozumień o odejściu z własnej inicjatywy, z przyczyn niedotyczących pracowników. Analiza nie kończy się na siedmiu wypowiedzeniach. Po uwzględnieniu pięciu porozumień plan obejmuje 12 osób i przekracza próg 10. Harmonogram oraz dokumenty trzeba przygotować dla właściwej procedury.

Po odejściach projekt nadal wymaga dokumentacji

Zachowaj decyzje organizacyjne, przebieg konsultacji, kryteria i ich zastosowanie, zawiadomienia, pisma indywidualne, dowody doręczenia oraz rozliczenia. Art. 9 przewiduje także zasady ponownego zatrudnienia w tej samej grupie zawodowej po zwolnieniu grupowym: znaczenie mają zgłoszenie zamiaru powrotu w ciągu roku i ustawowy okres 15 miesięcy. Warto wskazać osobę odpowiedzialną za obsługę takich zgłoszeń.

W projekcie wsparcia pracodawcy można połączyć kwalifikację trybu, harmonogram, konsultacje i dokumenty indywidualne. W pierwszym opisie podaj stan zatrudnienia, skalę planu, przyczyny, terminy oraz informację o związkach. Dane poszczególnych pracowników i dokumentację przekazuje się później w uzgodnionym zakresie. Zgłoszenie nie oznacza przyjęcia zlecenia.

Źródła i granice materiału

• Ustawa z 13 marca 2003 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1195: art. 1–12.
• Kodeks pracy, aktualizowany tekst ELI.
• Ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych, Dz.U. 2025 poz. 1661: przepisy ewidencyjne i przejściowe.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: porozumienia zbiorowe.

Materiał informacyjny; przykład hipotetyczny. Plan należy dostosować do rzeczywistej struktury pracodawcy, przyczyn, skali oraz statusu pracowników.

Spis poradników dla pracodawców i HR ↗